Ato Normativo DPG nº 88, de 23 de julho de 2014.

Regulamenta as ações da Divisão de Gestão Documental, prevista no § 1º do artigo 49 do Ato Normativo DPG nº 80, de 21 de janeiro de 2014, cria a Comissão Central de Gestão de Documentos e dá outras providências.

CONSIDERANDO as obrigações do Poder Público quanto à gestão documental e à proteção dos arquivos, conforme disposto na Constituição Federal (art. 216, § 2º), na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (que estabelece a política nacional de arquivos públicos e privados), na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (que regulamenta o acesso à informação nos órgãos públicos) e na Lei nº 11.419, de 19 de dezembro de 2006 (sobre geração, tramitação, acesso e guarda de processos judiciais e documentos em meio eletrônico);

CONSIDERANDO as recomendações do Conselho Internacional de Arquivos (CIA), as normativas do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e as políticas de gestão de documentos do Governo do Estado de São Paulo, estruturadas no Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (SAESP);

CONSIDERANDO a necessidade de garantir autenticidade, integridade e preservação aos documentos gerados pela Defensoria Pública do Estado de São Paulo (DPESP), e de proceder à sua adequada avaliação;

CONSIDERANDO, por fim, a importância estratégica dos arquivos no cumprimento da missão institucional da DPESP;

O Defensor Público-Geral do Estado, no uso de suas atribuições legais, conforme previsão contida no art. 19, incisos I e II, da Lei Complementar estadual nº 988/06, RESOLVE:

Artigo 1º - A Divisão de Gestão Documental, prevista no § 1º, do artigo 49, do Ato Normativo do Defensor Público-Geral do Estado nº 80, de 21 de janeiro de 2014, deverá atuar como órgão central do sistema de arquivos da DPESP, coordenando as diferentes fases porque passam os documentos produzidos no desempenho das atividades da Instituição, quaisquer que sejam seus suportes e formatos.

Artigo 2º - Sem prejuízo das funções previstas no §º 1º, do art. 49, do Ato Normativo do Defensor Público-Geral do Estado nº 80, de 21 de janeiro de 2014, caberá à Divisão de Gestão Documental:

I - orientar, normalizar e acompanhar os processos de produção, tramitação, avaliação, tratamento técnico e destinação de documentos, em todas as unidades da DPESP;

II ‐ orientar o desenvolvimento, a implantação e o aperfeiçoamento contínuo do sistema informatizado corporativo;

III – desenvolver ações formativas, de modo a capacitar os agentes da DPESP na elaboração e utilização de instrumentos de gestão documental (diagnósticos, planos de classificação, tabelas de temporalidade, manuais de procedimentos e outros);

IV ‐ criar comissões setoriais junto às diferentes unidades responsáveis por serviços de gestão documental no âmbito da DPESP, de modo a garantir o pleno funcionamento do sistema de arquivos;

V ‐ convocar a Comissão Central de Gestão de Documentos e a ela submeter projetos e instrumentos;

VI – emitir pareceres técnicos em sua esfera de competência.

Art. 3º ‐ Fica criada a Comissão Central de Gestão de Documentos, órgão consultivo e deliberativo, de caráter multidisciplinar, com as seguintes atribuições:

I ‐ aprovar tabelas de temporalidade e planos de destinação;

II ‐ definir políticas de incorporação de documentos de interesse para a história da DPESP;

III ‐ apreciar projetos e outros instrumentos que lhe forem submetidos pela Divisão de Gestão Documental.

Art. 4º ‐ A Comissão Central de Gestão de Documentos, com mandato de 4 (quatro) anos, será integrada pelos seguintes membros, designados pelo Defensor Público-Geral do Estado:

I ‐ um representante da Primeira Subdefensoria Publica do Estado, que a presidirá;

II‐ um representante da Coordenadoria Geral de Administração;

III ‐ o responsável pelo Setor de Arquivo da Divisão de Gestão Documental;

IV‐ o responsável pelo Setor de Protocolo da Divisão de Gestão Documental;

V ‐ um representante da Assessoria Jurídica;

VI – um representante da Corregedoria Geral;

VII ‐ um representante da Coordenadoria de Tecnologia da Informação;

VIII ‐ um representante do Serviço de Informações ao Cidadão;

IX ‐ representantes das Defensorias Públicas Regionais da Capital, da Grande São Paulo e do Interior.

Parágrafo único ‐ A Comissão Central de Gestão de Documentos poderá convidar, sempre que necessário para subsidiar suas decisões, especialistas de diferentes áreas.

Artigo 4º A Comissão Central de Gestão de Documentos será composta por representantes dos seguintes órgãos, com mandato de 4 (quatro) anos, a serem designados/as pelo/a Defensor/a Público/a-Geral do Estado:

I - três representantes da Primeira Subdefensoria Publica-Geral do Estado;

II - quatro representantes da Coordenadoria Geral de Administração;

III - um/a representante da Corregedoria Geral;

IV - um/a representante da Coordenadoria de Tecnologia da Informação;

V - um/a representante da Assessoria Jurídica;  

VI - um/a representante das Regionais da Capital e Região Metropolitana; e

VIII - um/a representante das Regionais do Interior.

(Redação alterada pelo Ato Normativo DPG nº 144, de 24 de julho de 2018)

§1º - A Comissão Central de Gestão de Documentos poderá convidar, sempre que necessário para subsidiar suas decisões, especialistas de diferentes áreas.

§2º - A presidência da CCGD será indicada pelo/a Primeiro/a Subdefensor/a Público/a-Geral dentre os/as representantes da Comissão

(Redação alterada pelo Ato Normativo DPG nº 144, de 24 de julho de 2018)

Artigo 5º ‐ Este Ato entra em vigor na data da sua publicação, revogadas as disposições em contrário, em especial os Atos Normativos DPG nº 18, de 2 de junho de 2009; nº 34, de 15 de outubro de 2010, e o Ato da Defensora Pública-Geral de 12 de setembro de 2012, publicado no DOE de 13 de setembro de 2012.