setor de protocolo e expedição:

a) receber, registrar, classificar, autuar, expedir, controlar a distribuição de documentos e processos, propondo diretrizes para os Centros Regionais de Administração;

b) gerenciar sistema de tramitação de documentos;

c) providenciar, mediante autorização específica, vista de processos aos interessados e o fornecimento de certidões e cópias de documentos e autos de processos;

d) organizar e viabilizar serviços de malotes;

e) receber, distribuir e expedir correspondência;

setor de arquivo:

a) planejar e desenvolver atividades de levantamento e tratamento de informações, fornecendo apoio técnico especializado;

b) selecionar, adquirir, classificar, organizar, arquivar e difundir acervo bibliográfico, de publicações técnicas especializadas e de audiovisuais;

c) compilar atos oficiais de interesse da Defensoria Pública;

d) estabelecer diretrizes para tramitação de documentos;

e) reunir, classificar e conservar a documentação de trabalhos realizados pela Defensoria Pública;

f) providenciar os serviços de classificação, organização, conservação de arquivos, fornecendo certidões e cópias do material arquivado;

g) zelar pela correta utilização e conservação do acervo e dos equipamentos.

verificar a composição de estoques e sua correspondência às necessidades efetivas;

fixar níveis de estoque mínimo, máximo e ponto de pedido de materiais;

controlar atendimento, pelos fornecedores, das encomendas efetuadas;

efetuar pedidos de compra para formação ou reposição de seu estoque;

comunicar aos órgãos responsáveis pela encomenda os atrasos e outras irregularidades cometidas por fornecedores;

receber, conferir, guardar e distribuir, exclusivamente mediante requisição, os materiais adquiridos;

receber materiais adquiridos de fornecedores, controlando qualidade e quantidade;

controlar o estoque e a distribuição do material armazenado;

zelar pela guarda e conservação dos materiais em estoque, divulgando-os trimestralmente;

manter atualizados os registros da entrada e saída de materiais em estoque;

realizar balancetes mensais e inventários físicos e de valor do material estocado;

realizar levantamento estatístico de consumo anual para orientar a elaboração do orçamento;

elaborar periodicamente relação de materiais considerados excedentes ou em desuso;

cadastrar e chapear o material permanente e equipamentos recebidos;

manter fichário dos bens móveis e controlar sua movimentação;

verificar periodicamente o estado dos bens móveis, imóveis e equipamentos e solicitar providências para sua manutenção, substituição ou baixa patrimonial;

providenciar o seguro de bens móveis e imóveis e promover outras medidas administrativas necessárias à defesa dos bens patrimoniais;

proceder, anualmente, ao inventário dos bens móveis constantes do cadastro;

providenciar o arrolamento dos bens inservíveis.

preparar manuais e desenvolver estudos para a manutenção de imóveis da Defensoria Pública;

promover a manutenção predial, quando não realizada por contratos de terceiros;

manter registro e gerenciar a frota de veículos;

solicitar contratação de seguro obrigatório de danos pessoais causados por veículos automotores de vias terrestres e, se autorizados, o seguro geral;

elaborar escalas de serviços.

aprovar a relação de materiais mantidos em estoque e a de materiais para aquisição;

autorizar baixa de bens patrimoniais, na forma da lei;

autorizar transferência de bens móveis entre as unidades administrativas;

autorizar requisições de transportes.